Transfer Stok Antar Gudang: Cegah Barang Hilang di Jalan

Cabang minta barang, gudang pusat kirim lewat motor, admin “nanti dicatat”. Di perjalanan ada yang pecah, ada yang dititip ke sales, ada yang masuk rak cabang tanpa dihitung. Pusat bilang sudah kirim, cabang bilang tidak terima. Barang hilang di ruang antara dua kartu stok. Itu bukan mistik. Itu mutasi tanpa dokumen hidup.

Satu dokumen, tiga status

Surat jalan internal (SJ mutasi) wajib memuat: nomor, gudang asal, gudang tujuan, SKU, qty, satuan, jam berangkat, nama pengemudi, dan plat. Lalu tiga status yang tidak boleh diloncati:

1. Draft / diminta: cabang request, pusat belum kirim. Stok belum bergerak.
2. Dalam perjalanan: pusat sudah kurangi stok (atau pindah ke akun “transit”). Cabang belum boleh jual.
3. Diterima: cabang hitung fisik, tanda tangan, selisih dicatat. Baru stok cabang nambah.

Kesalahan fatal: pusat mengurangi stok dan cabang menambahkan stok di jam yang sama berdasarkan telpon, tanpa status transit. Selama 4 jam barang “ada di dua tempat” atau “tidak ada di mana-mana”, tergantung siapa yang lebih dulu input.

Qty kirim vs qty terima

Cabang menghitung ulang, bukan percaya kertas. Pecah, salah SKU, dan kurang qty harus ditulis di SJ sebelum disimpan. Pusat menyesuaikan: kirim ulang, atau koreksi dengan berita acara. Dilarang cabang “menyesuaikan diam-diam” agar angkanya enak — itu menghapus jejak pengemudi atau picking yang salah.

Untuk barang pecahan (kg, meter), toleransi harus disepakati (misalnya 0,5%). Di luar itu, investigasi. Tanpa toleransi tertulis, setiap gram menjadi drama.

Barang transit lebih dari 24 jam

Jika motor mogok atau cabang tutup, stok transit menggantung. Laporan Senin pagi harus menampilkan mutasi yang belum accepted. Itu antrian risiko. Owner yang hanya lihat stok “total perusahaan” tanpa pecah lokasi akan merasa aman, padahal 8 dus sedang tidak jelas di mana.

Hak akses

Yang boleh create mutasi: admin gudang pusat. Yang boleh accept: admin cabang. Yang boleh void: supervisor. Sales lapangan tidak boleh “bawa titipan” di luar SJ. Titipan sales adalah mutasi ke lokasi “mobil sales” — iya, mobil bisa jadi lokasi stok — atau dilarang sama sekali. Setengah-setengah paling sering bocor.

Opname per lokasi, bukan hanya total

Opname perusahaan yang hanya menggabung semua gudang menyembunyikan cabang yang kacau. Lakukan per lokasi. Mutasi yang belum accepted tidak dihitung sebagai stok cabang maupun pusat; ia stok transit. Jika Anda tidak punya akun transit, opname akan selalu “aneh” di hari pengiriman.

Multi lokasi tanpa status mutasi lebih berbahaya daripada satu gudang berantakan, karena orang bisa saling lempar. Tulis SJ, kuncikan tiga status, review transit setiap pagi.

Packing list, segel, dan foto berangkat

Sebelum motor berangkat: packing list dicetak, karton disegel isolasi bertanda, foto barang + plat + SJ. Di cabang: foto buka segel. Jika selisih, Anda punya bukti di mana rantai putus — picking, jalan, atau terima. Tanpa foto, debat abadi.

Pengemudi luar (ojek/instan) lebih berisiko. Pakai asuransi kirim untuk SKU mahal, atau pecah menjadi dua trip. Dilarang titip “sekalian” ke sales yang kebetulan lewat tanpa mutasi ke lokasi mobil. Setengah titipan adalah dead zone stok.

Sistem yang mendukung gudang ganda — termasuk Bolana ERP — berguna setelah kebiasaan “kirim dulu catat kemudian” sudah Anda hentikan di lapangan.

Cabang yang “stoknya selalu kurang”

Sering bukan karena pusat pelit, melainkan cabang jual sebelum accept, atau request tanpa melihat stok pusat. Wajibkan cabang cek available sebelum minta. Pusat wajib tolak mutasi jika available tidak cukup, bukan “kirim dulu cari di rak lain”. Minus stok pusat merambat ke toko utama.

Jadwal mutasi tetap (misalnya Selasa dan Jumat) lebih rapi daripada request dadakan setiap jam. Dadakan hanya untuk kelas A kosong. Kelas C yang “minta sekarang” hampir selalu rencana buruk.

Audit: daftar transit senin pagi harus kosong atau beralasan (motor mogok dengan foto). Transit yang menumpuk 10 SJ adalah tanda cabang tidak meng-accept, atau admin pusat tidak menagih. Itu KPI orang, bukan KPI barang.