Dari PO ke Penerimaan Barang: Menutup Selisih Qty, Harga, dan Bonus Supplier

Pembelian yang berantakan merusak HPP sebelum barang sempat dijual. Tiga dokumen harus bertemu: PO (pesanan Anda), surat jalan/faktur supplier, dan hasil hitung gudang. Kalau hanya terima barang lalu simpan faktur di laci, selisih harga dan bonus “gratis” akan mengotori stok dan hutang.

PO bukan formalitas

PO memuat SKU, qty, satuan, harga yang disepakati, gudang tujuan, dan tanggal janji kirim. Sales supplier suka kirim “yang ada” atau ganti ukuran. Tanpa PO, gudang tidak punya acuan menolak. WhatsApp “kirim 20 dus ya” boleh, tapi harus dipindah ke nomor PO di hari yang sama.

Harga di PO dikunci. Jika faktur lebih mahal, itu bukan “sudah terlanjur masuk rak”. Itu klaim. Bayar sesuai PO, selisih ditahan sampai ada kesepakatan tertulis.

Penerimaan: hitung dulu, tanda tangan kemudian

Gudang menghitung fisik sebelum pindah ke rak jual. Cocokkan: qty, kemasan, expired, dan SKU. Barang rusak di karton jangan dimasukkan stok sehat. Tulis di berita acara, foto, dan jangan tanda tangan SJ “bersih” hanya karena driver buru-buru.

Alur tiga arah:

1. Qty terima = qty PO → tutup PO, faktur boleh diproses.
2. Qty terima < PO → PO sisa terbuka, atau tutup dengan alasan (batal sisa).
3. Qty terima > PO → kelebihan tidak otomatis jadi milik Anda. Tahan di area karantina sampai ada PO tambahan atau retur.

Bonus supplier: hadiah yang harus punya harga

Bonus 1 dus tiap 10 dus terlihat gratis. Di stok, dus itu punya nilai. Dua cara yang rapi: (1) sebarkan nilai faktur ke 11 dus (HPP turun), atau (2) catat bonus di qty dengan nilai nol lalu sadari margin akan “terlalu cantik” di SKU itu. Pilih (1) jika Anda ingin HPP jujur. Yang haram: bonus tidak dicatat, lalu dijual; stok sistem minus, fisik ada, opname kacau.

Hutang supplier mengikuti penerimaan, bukan mengikuti kertas yang datang belakangan

Faktur yang datang seminggu kemudian harus dicocokkan ke penerimaan yang sudah ada. Jangan input hutang dua kali (sekali dari SJ, sekali dari faktur). Satu penerimaan = satu kandidat hutang. Pajak (jika ada) mengikuti faktur pajak yang valid, bukan mengikuti kira-kira.

Tutup PO yang menggantung

Setiap Jumat, daftar PO terbuka lebih dari 7 hari: supplier telat, atau admin lupa tutup. PO zombie membuat orang restok dobel. Sisa yang tidak akan dikirim: tutup manual dengan alasan.

Penerimaan yang disiplin adalah setengah dari HPP yang benar. Tiga dokumen harus bisa ditelusuri. Setelah kebiasaan hitung-fisik-dulu jalan, software pembelian membantu mengunci harga dan sisa PO.

Three-way match dalam bahasa toko

Cocokkan PO, barang fisik, dan faktur. Hanya yang lulus tiga-tiga boleh jadi hutang penuh. Gudang boleh “terima sebagian”. Admin tidak boleh input faktur 100 dus jika fisik 92 dus hanya karena “sisanya menyusul tanpa PO”. Menyusul = PO baru atau sisa PO, bukan iman.

Supplier yang sering salah qty: turunkan kepercayaan, wajib dual count. Supplier yang faktur selalu telat: akrual di closing, lalu cocokkan. Jangan menahan seluruh closing hanya karena satu vendor; isolasi hutang “faktur belum” di daftar tersendiri.

Bolana ERP salah satu alat untuk menautkan PO, qty terima, dan hutang tanpa Excel berlapis.

Faktur datang lebih dulu, barang belakangan

Jangan input hutang penuh hanya karena kertas cantik. Tahan di folder “faktur menunggu terima”. Saat barang datang, cocokkan. Kalau barang tidak pernah datang, itu bukan hutang dagang — itu tagihan yang harus diklarifikasi, mungkin penipuan atau salah kirim ke alamat lain.

Sebaliknya, barang datang faktur telat: stok sudah boleh dijual setelah terima, hutang diaku sebagai akrual. Jangan menunda jual hanya karena admin belum punya PDF. Jangan juga lupa akrual sampai opname kelihatan “stok plus ajaib” tanpa hutang.

Vendor ranking sederhana: tepat qty, tepat harga, tepat waktu. Yang jelek di dua dari tiga, turunkan porsi beli. PO bukan tempat balas budi keluarga, kecuali Anda sadar itu biaya relasi, bukan biaya barang.