Merapikan Master Data Produk: SKU, Barcode, Satuan, dan Nama yang Tidak Bentrok

Sistem stok rusak sering bukan karena orang malas hitung, melainkan karena satu barang punya tiga nama. “Indomie goreng”, “IDM grg”, dan “mie goreng dus” hidup bersama. Kasir pilih yang paling atas. Gudang hitung dus. Laporan penjualan pecah. Analisis ABC menjadi sampah.

Master data adalah kamus toko. Rapikan sekali, lalu kuncikan hak edit.

Satu barang, satu SKU, banyak kemasan jika terpaksa

SKU (kode internal) tidak sama dengan barcode pabrik. Barcode pabrik bisa sama di item yang Anda jual ecer dan dus, atau sebaliknya: satu produk ganti desain kemasan, barcode berubah, barang tetap sama. Anda yang memutuskan: apakah itu SKU baru atau barcode tambahan di SKU lama.

Aturan praktis: SKU mewakili unit yang Anda kelola stoknya. Jika stok dicatat per pcs, dus adalah satuan beli (konversi 1 dus = 24 pcs). Jangan bikin dua SKU “mie pcs” dan “mie dus” kecuali benar-benar dua cara jual yang stoknya tidak saling kurangi otomatis — dan itu biasanya kesalahan.

Konversi satuan: tempat paling sering salah

Tulis di master: satuan stok (pcs), satuan beli (dus), isi (24), satuan jual kasir (pcs atau dus). Kasir boleh jual dus hanya jika sistem memotong 24 pcs. Kalau kasir jual dus dengan SKU terpisah tanpa konversi, opname akan selalu berperang.

Untuk kg (beras curah, paku, kue): satuan stok gram atau kg, timbangan wajib, toleransi tertulis. Jangan campur “ons” di satu nota dan “kg” di nota lain.

Aturan nama yang membosankan, itu bagusnya

Format: Merek + jenis + atribut + ukuran. Contoh: `Indomie Goreng 85g` bukan `indomie enak`. Dilarang emoji dan tanda seru. Varian rasa = SKU beda. Kemasan promo “plus stiker” yang isinya sama: pertimbangkan tetap SKU yang sama supaya histori penjualan tidak putus, kecuali HPP-nya beda jauh.

Bersihkan duplikat: proyek 1 minggu, bukan 1 malam

Ekspor semua item. Sortir nama. Gabungkan duplikat: pilih SKU pemenang, pindahkan sisa stok, nonaktifkan pecundang. Jangan hapus jika sudah punya histori; nonaktifkan agar nota lama tetap kebaca. Libatkan kasir senior — mereka tahu mana yang “barang yang sama”.

Barcode dobel di dua SKU harus dipecahkan sebelum kasir scan. Itu sumber salah harga yang paling cepat merusak kepercayaan pelanggan.

Hak edit

Hanya 1–2 orang boleh menambah SKU. Permintaan item baru lewat form: foto, barcode, satuan, harga beli, supplier. Item “sementara” tanpa barcode untuk barang pasar tradisional: tetap SKU, pakai kode internal, print label sendiri jika perlu.

Master yang kotor membuat semua laporan berbohong. Rapikan kamus dulu, baru kejar fitur canggih.

Item nonaktif, bukan dihapus

SKU stop-beli tetap ada di database supaya nota lama terbuka. Kasir tidak boleh melihatnya di pencarian cepat. Barcode lama yang pabrik ganti desain: tambah barcode baru ke SKU yang sama jika isinya identik. Jika gramasi berubah, SKU baru — HPP dan histori tidak boleh dicampur.

Audit sebulan: item tanpa penjualan 180 hari dan tanpa stok → nonaktif. Item tanpa barcode di toko modern: print label. Item tanpa kategori: laporan ABC rusak; paksa isi.

Setelah aturan SKU dan satuan disepakati, input di Bolana ERP atau sistem lain menjadi sekali per barang, bukan tiga kali per barang dengan nama berbeda.

Proyek bersih-bersih 7 hari

Hari 1–2: ekspor item, tandai duplikat nama. Hari 3–4: gabungkan stok ke SKU pemenang, nonaktifkan pecundang, uji scan barcode di kasir. Hari 5: isi konversi dus/pcs yang kosong. Hari 6: kasir senior jaga 2 jam, catat scan yang gagal. Hari 7: kunci hak buat SKU baru, form permintaan item wajib foto.

Jangan bersihkan 800 SKU semalaman sambil toko buka. Salah gabung SKU menggabungkan HPP yang tidak sama. Backup dulu. Jika ragu dua barang identik, biarkan terpisah sampai opname membuktikan, daripada menggabung paksa.

Setelah bersih, setiap SKU baru tanpa barcode dan tanpa kategori ditolak sistem secara kebijakan (meski awalnya hanya ditolak manusia). Kamus yang kotor kembali dalam 30 hari jika keran tambah item tidak dijaga.