Stok di Excel Berbeda dengan Barang di Gudang? Ini Cara Menemukan Penyebabnya

Pernah merasa stok di Excel masih ada 25 unit, tetapi saat barang dicari di gudang ternyata hanya tersisa 18 unit? Atau sebaliknya, sistem mencatat stok sudah habis, padahal barang masih menumpuk di rak?

Masalah seperti ini sering membuat pemilik usaha bingung. Tim gudang merasa sudah mencatat barang, admin penjualan merasa transaksi sudah selesai, sementara pemilik bisnis baru mengetahui ada selisih ketika pelanggan ingin membeli produk.

Selisih stok bukan selalu berarti ada barang hilang. Bisa jadi ada transaksi yang belum dicatat, barang retur yang belum masuk kembali, atau perpindahan barang yang tidak terdokumentasi.

Supaya tidak sekadar menebak, kita perlu menelusuri pergerakan barang dari awal sampai akhir.

1. Jangan langsung mengubah angka stok

Ketika menemukan selisih, hal pertama yang sebaiknya dilakukan adalah menahan perubahan data stok untuk barang yang sedang diperiksa. Tujuannya agar angka awal tetap bisa dibandingkan dengan kondisi fisik dan riwayat transaksi.

Misalnya, sistem menunjukkan 25 unit, sedangkan hasil hitung fisik hanya 18 unit. Jangan langsung mengubah stok menjadi 18 tanpa mencari tahu penyebabnya.

Catat terlebih dahulu:

• Nama dan kode barang.
• Lokasi gudang atau rak.
• Jumlah menurut catatan sistem.
• Jumlah hasil hitung fisik.
• Tanggal dan waktu pemeriksaan.

Dengan begitu, kita memiliki data awal yang jelas untuk proses pemeriksaan.

2. Telusuri transaksi yang paling sering terlewat

Selisih stok sering muncul bukan karena satu kesalahan besar, melainkan beberapa transaksi kecil yang tidak tercatat pada waktu yang tepat.

Barang sudah keluar, tetapi belum dicatat

Contohnya, bagian gudang sudah menyerahkan barang kepada pelanggan atau tim pengiriman, tetapi admin belum menyelesaikan pencatatan transaksi. Secara fisik barang sudah berkurang, sedangkan catatan stok masih menunjukkan jumlah sebelumnya.

Barang retur belum masuk kembali

Barang yang dikembalikan pelanggan belum tentu langsung bisa dijual kembali. Perlu diperiksa apakah barang masih layak jual, rusak, atau sedang menunggu proses pengecekan. Jika retur langsung ditambahkan ke stok tanpa pemeriksaan, jumlah barang siap jual bisa menjadi tidak akurat.

Perpindahan antar gudang belum tercatat lengkap

Barang yang dipindahkan dari gudang utama ke gudang cabang harus memiliki catatan keluar dan masuk yang sesuai. Jika hanya satu sisi yang dicatat, jumlah stok antar lokasi akan berbeda.

Satuan barang tidak konsisten

Ini sering terjadi pada bisnis yang membeli barang dalam karton, tetapi menjualnya per pcs. Misalnya, satu karton berisi 24 pcs. Jika pembelian dicatat sebagai 1 karton, sementara penjualan dicatat sebagai 1 pcs tanpa konversi satuan yang jelas, stok dapat menjadi tidak sesuai.

3. Gunakan contoh perhitungan untuk mencari selisih

Bayangkan sebuah toko memiliki catatan stok awal sebanyak 100 pcs. Dalam satu hari, toko menerima 30 pcs, menjual 45 pcs, dan menerima retur layak jual sebanyak 5 pcs.

Perhitungan stok yang seharusnya adalah:

Stok akhir = stok awal + barang masuk - barang keluar + retur layak jual

100 + 30 - 45 + 5 = 90 pcs

Namun, ketika dilakukan pemeriksaan fisik, ternyata hanya ditemukan 86 pcs. Artinya, terdapat selisih kurang sebanyak 4 pcs yang perlu ditelusuri.

Angka tersebut belum menjelaskan penyebab selisih. Kita masih perlu memeriksa transaksi, dokumen pengiriman, retur, dan kemungkinan kesalahan hitung.

4. Cocokkan stok dengan dokumen pendukung

Setelah mengetahui jumlah selisih, periksa dokumen yang berkaitan dengan pergerakan barang. Jangan hanya mengandalkan ingatan staf atau percakapan di grup kerja.

• Faktur atau bukti penerimaan barang dari pemasok.
• Nota penjualan dan bukti pengiriman.
• Dokumen retur pelanggan.
• Catatan transfer barang antar gudang.
• Catatan barang rusak atau barang yang digunakan untuk kebutuhan internal.

Jika ditemukan transaksi yang belum tercatat, perbaiki berdasarkan bukti yang tersedia. Jika penyebabnya belum diketahui, catat sebagai selisih yang masih dalam pemeriksaan. Hindari membuat transaksi fiktif hanya agar angka stok terlihat sama.

5. Buat aturan pencatatan yang mudah dijalankan

Setelah masalah selesai, langkah berikutnya adalah mencegah kejadian serupa. Aturan yang sederhana dan dijalankan secara konsisten biasanya lebih berguna daripada prosedur panjang yang akhirnya diabaikan.

• Barang masuk diperiksa dan dicatat sebelum disimpan.
• Barang keluar harus memiliki bukti transaksi atau dokumen pengeluaran.
• Retur diperiksa kondisinya sebelum kembali menjadi stok siap jual.
• Transfer antar gudang dicatat saat barang dikirim dan diterima.
• Setiap perubahan stok harus memiliki alasan dan penanggung jawab.

Untuk barang yang perputarannya tinggi atau bernilai besar, lakukan pemeriksaan lebih rutin. Barang dengan pergerakan rendah tetap perlu dihitung secara berkala agar selisih tidak baru diketahui ketika dibutuhkan.

6. Kapan bisnis perlu beralih dari Excel?

Excel masih bisa digunakan untuk usaha dengan jumlah barang dan transaksi yang sederhana. Namun, ketika transaksi semakin banyak, beberapa orang mengubah file yang sama, atau bisnis mulai memiliki lebih dari satu lokasi penyimpanan, pengawasan stok menjadi lebih sulit.

Beberapa tanda bahwa pencatatan manual mulai membebani operasional:

• Admin harus menggabungkan banyak file untuk mengetahui stok terbaru.
• Tim penjualan sering bertanya kepada gudang sebelum memastikan ketersediaan barang.
• Riwayat perubahan stok sulit ditelusuri.
• Transfer barang antar lokasi sering terlambat diperbarui.
• Pemilik usaha membutuhkan laporan stok, tetapi data belum siap saat diperlukan.

Pada kondisi tersebut, bisnis dapat mulai mempertimbangkan sistem inventori atau software ERP yang sesuai dengan alur kerjanya. Sebelum memilih, pastikan sistem mendukung proses yang benar-benar dibutuhkan, termasuk pencatatan barang masuk dan keluar, satuan barang, lokasi penyimpanan, serta laporan yang mudah diperiksa.

Kesimpulan

Stok yang berbeda antara catatan dan kondisi fisik tidak sebaiknya langsung dianggap sebagai kehilangan barang. Periksa terlebih dahulu transaksi yang belum tercatat, retur, perpindahan gudang, satuan barang, dan kemungkinan kesalahan hitung.

Yang paling penting, setiap pergerakan barang harus memiliki catatan yang jelas. Dengan proses yang konsisten, pemilik bisnis dapat mengetahui dari mana selisih berasal dan mengambil tindakan berdasarkan data, bukan sekadar perkiraan.

Jika pencatatan stok mulai sulit dikendalikan karena transaksi dan lokasi penyimpanan semakin banyak, kenali solusi pengelolaan bisnis melalui Bolana ERP dan sesuaikan dengan kebutuhan operasional usaha Anda.